2019-4♭ 公務員「異動」の教科書
こんばんは✨
今日はこちらの本をまとめてみます。所々、読んでいて付け足したいなと思ったことも書いてみます。
目的
年度末の異動に向けて、引き継ぎのやり方やマニュアルの作り方を知りたい。
私の職場では文書によるマニュアルがあまり盛んではなくて、主に口頭で伝える事が慣習的になっています。でも、そのせいで引き継ぎ忘れや頻繁に前任者に質問をしてしまう事があって、問題なのかなって個人的には思っていました。
実際、私の担当する仕事も、ちゃんとしたマニュアルは無くて、前任者や他団体に教えてもらったり、調べたりして身につけた事がほとんど。そのせいでミスが出たり、二度手間だったり、行動が遅かったりとすごく困りました💦でも、引き継ぎやマニュアルの作り方が全くわからないので、調べたいなって思ったのがきっかけです。
内容
公務員は異動が度々あり、3年に一度は部署異動があるそうです。異動やマニュアル化は必須スキルになりそう。
異動前にするべきこと
- 事務引継書の作成
- 担当している仕事を全て書き出し細分化
- 2日間で処理する「残務処理」と「引き継ぎ事項」に分ける
- 引き継ぎ事項を「直接教える物」と「資料を見てもらう物」の2つに分ける
- 担当業務、役割分担、予算及び支出状況、懸念事項を引継書に記載する
特に懸念事項としては、計画の記載事項、計画上課題となる事、上司からの指示、市民・議会からの指摘、その他検討すべき課題
- 電子データや紙ファイルを必要、不要、不明に仕分ける
異動後にするべきこと
ポイントは2つ。「引き継ぎ時には、予め知らないと困る事や課題を聞く」事と「2ヶ月で仕事を覚える。3年先を見据えて課題解決の計画を練る」
- 名前を覚える
- 課の消耗品、備品、文書、電子ファイルの場所と在庫置き場と使用ルール、現在の在庫数を教えてもらう（各申請用紙の元データの保管場所、ペン、マーカー、付箋、のり、大ホチキス、大パンチ、カット、ファイル、コピー用紙、USB、封筒、納付書、電卓、テプラ、クリアファイル、シュレッダー、テープ等）
- 基本事項の確認
- 年間スケジュールと直近2ヶ月の仕事の流れをマニュアル・前年の起案・伝票をもとに頭に入れる。分からなければ質問する。
- 引き継ぎを最低2時間かけて受ける。予め知らないと困る事（よくあるミスや主なトラブル、現在進行系の事、課題案件、特別注意が必要な物、早めに発注する必要がある物と届くまでの時間）を中心に聞く。
特に、課題を把握することに務める！なぜまだ解決していない？どこまで行った？何が出来ていない？その次は何をするべき？ハードルは？ハードルの原因は？ - 業務マニュアルを前任者に教わりながら作る
- 目的
- 根拠法令（よく使う条文は別にまとめておく）
- 手順
- 注意点
- よくあるミス、主なトラブルと対処法
- 全担当と担当範囲、内線番号を覚えて、電話を回せるようにする
- 申請用紙の書き方、必要な添付資料、身分証明や委任状の有無パターン、料金、出力の仕方やルールをマスターする
- 前任者の使用した物（納付書等）の使用履歴、伝票履歴、調査物、起案の全リストを把握して、なくなりやすいものや仕事の山場を調べる
- OJT日誌をつけて、いつ何を教わったかメモ＆その日に復習。マニュアルは自分用のノートではなく、データで作成しておく
- 必要な知識やスキルは何か？マニュアルや起案から読み取って、習得する計画を練る
- 規則、条例、計画、総合計画、要項、HP（特に申請に関する事やQ&A）の全てに目を通しておく
今後必要な事
- 主要な計画等を読む
（総合計画、まちひとしごと創生総合戦略、公共施設等総合管理計画、行財政改革大綱、都市計画マスタープラン、環境基本計画、地域防災計画、教育・文化に関する大綱、教育振興基本計画、生涯学習推進計画、保健福祉総合計画、こども・子育て支援計画、地球温暖化対策推進計画、一般廃棄物処理基本計画、協働推進計画、国民保護計画、農業振興計画、産業振興計画、男女協働参画計画、介護保険・高齢者保健福祉総合事業計画、障害福祉計画、食育推進計画、人材育成基本方針） - 5年目の職員：通常業務＋基本スキル＋積極性
- 10年目の職員：業務とチームのリード＋後輩指導
- 政策法務の勉強（自治体法務の基礎と実践）：条例改正が出来るようになる
- 予算編成の勉強（自治体 予算要求の実務）
- クレーム対応スキル
- 一つ上の職位の仕事を行う意識を持つ。政策（総合政策、個別政策の知識）×組織×地域（地域からの信頼）を磨き上げる
- 研究会への参加、業界誌への投稿
感想
異動についてだけでなく、その後のステップアップについても細かく書いてあってびっくりしました！異動のためのマニュアルづくりについては、大きな流れと何を書けば良いのか？が見えてきましたが、具体的に良いマニュアルとはどういう物なのか？まだまだぼんやりしているかも。
もう少し民間のマニュアルについての本も読んでみたいなと思います！
チェックリスト
- 民間でのマニュアル作成法について調べる
- 仕事の棚卸し→残務処理と引き継ぎへの仕分け→各項目別に記入の流れを試してみる
