あしあと!〜公務員女子 365Days〜

新採公務員ルーチェの日々を綴った成長日記です

2019−5♭ 無印良品は、仕組みが9割 仕事はシンプルにやりなさい

こんばんは✨

今日はこちらの本をまとめてみます。

 

 

目的

実際に使われる「血の通ったマニュアル」を作るにはどうすれば良いの?を知りたい

 

内容

無印良品は昔、業績が悪化した時期があり、その時に最初に取り組んだ事が仕組みづくりだそうです。理由としては、努力を成果に結びつける事、経験と勘を蓄積させる事、無駄を省く事が当時の課題解決の鍵だったからみたい。そうして生まれたマニュアルは、「MUJIGRSM」と「業務基準書」の2つ。それぞれの作り方や考え方が沢山詰まっていました。気になった部分をメモしてみます。

 

  • 業績悪化時、内部には危機感がまるで無かったため、教育から変えようと研修を行った。しかし、何の効果も得られず、意識改革には時間が必要である事を知ったそうです。そこからの学びとして、①ビジネスモデルを見直す、②仕組みを作っていく、③実行するうちに意識が変わっていくという流れを目指すこととなった。
  • マニュアルの各項目には、何のための作業なのか?を記載する事で、「何を実現するのか」という仕事の軸を作る事が出来る。作業の意味がわかると、問題点や改善点の発見につながって、どう動くべきかを考えられる。
  • 仕事の細部こそマニュアル化するべき。例えば、「売り場とは何のことか?」等の言葉で伝えるだけで良いと思う物も文書化していく。
  • マニュアルは引き継ぎのある無しに関わらず、更新していくことでプラスになる。また、作り上げるプロセスが大事!スタッフが問題点を見つけて、改善していく姿勢に繋がっていく。
  • マニュアルが無かったら、担当者がいなくなるたびに、1から構築することになる。それだと、ノウハウは蓄積されず、差別化・効率化もはかれない。
  • マニュアル作成には、顧客視点と改善提案の2つを柱として、現場から本部に集めて作成した。具体的にはシートやアンケート結果を使用。本部だけだと役に立たず、現場だけだと費用対効果が悪い。
  • 良いマニュアル=新入社員でも理解できる物=用語に注釈がつき、具体的(良い例、悪い例等)で分かりやすい
  • 内容としては、「なぜその作業が必要か?」「何」「なぜ」「いつ」「だれが」をそれぞれ明記した上で、概要、実施内容(大枠)・手順(詳細)を記載する。手順には、「〇〇しようとせずに、○○すること」や確認するポイント(チェックリストやクエスチョン)を盛り込んでいる。
  • まず、マニュアルを全部作った上で、毎月更新していき、効率化や課題発見に繋げていく。マネジメントツールの一つ。
  • トラブル系は「危機管理」という項目を作って、具体的な事例と対処例を記載してある。
  • 「血の通ったマニュアル」とは?マニュアルは作っただけでは意味がない。マニュアルで全行程の見える化→課題発見・提案→改善のサイクルを向上的に回せて初めて、血の通った物となる。そのためには、①細部まで明記してあるマニュアルの作成、②毎月の見直し・更新・クレームの確認、③課題がないか調査する事を継続させていくことが大事。

 

 

感想

マニュアルは実際に次の担当者の方に使ってもらわないと意味が無いですもんね!良いマニュアルとは新入社員が読んで作業できるマニュアルの事。

つまり、入った頃の私は、①専門用語が分からない(「特徴」は何の略!?)、②文書やデータの場所が分からない、③何が正しくて何が正しくないのかが分からない、④ゴールが分からない。⑤チェックポイントが分からない。

きっとこんな私でも見ながらサクサク作業できる内容でないと意味がないという事!そのためには、①用語解説、②引用場所の明示、③良い見本と悪い見本を明示、④最終目標や使命の明示、⑤簡単なクエスチョンの挿入が良さそう。

 

あと、マニュアルは「引き継ぎのために準備する物」と思っていたので、「業務の見える化・効率化を行うための物」という考え方にびっくりしました!年度末に向けて少しずつ作っていく物ではなく、年度初めに大部分を完成させて、業務を行う中で改善していくための物という事みたいです。血の通ったマニュアルは「改善」という結果に結びつける物!

 

良いマニュアルとは?という概念的な部分・ゴールを知ることが出来ましたが、具体的にどういう手順でどんなマニュアルを作ればそうなるのかが、まだぼんやりしています。もう少しだけ本を探してみます。

 

 

チェックリスト

□ 血の通ったマニュアルの具体的な作り方を調べる

 

2019-4♭ 公務員「異動」の教科書

こんばんは✨

今日はこちらの本をまとめてみます。所々、読んでいて付け足したいなと思ったことも書いてみます。

 

公務員の「異動」の教科書

公務員の「異動」の教科書

 

 

目的

年度末の異動に向けて、引き継ぎのやり方やマニュアルの作り方を知りたい。

私の職場では文書によるマニュアルがあまり盛んではなくて、主に口頭で伝える事が慣習的になっています。でも、そのせいで引き継ぎ忘れや頻繁に前任者に質問をしてしまう事があって、問題なのかなって個人的には思っていました。

 

実際、私の担当する仕事も、ちゃんとしたマニュアルは無くて、前任者や他団体に教えてもらったり、調べたりして身につけた事がほとんど。そのせいでミスが出たり、二度手間だったり、行動が遅かったりとすごく困りました💦でも、引き継ぎやマニュアルの作り方が全くわからないので、調べたいなって思ったのがきっかけです。

 

内容

公務員は異動が度々あり、3年に一度は部署異動があるそうです。異動やマニュアル化は必須スキルになりそう。

 

異動前にするべきこと

  1. 事務引継書の作成
    • 担当している仕事を全て書き出し細分化
    • 2日間で処理する「残務処理」と「引き継ぎ事項」に分ける
    • 引き継ぎ事項を「直接教える物」と「資料を見てもらう物」の2つに分ける
    • 担当業務、役割分担、予算及び支出状況、懸念事項を引継書に記載する
      特に懸念事項としては、計画の記載事項、計画上課題となる事、上司からの指示、市民・議会からの指摘、その他検討すべき課題

 

  1. 電子データや紙ファイルを必要、不要、不明に仕分ける

 

 

異動後にするべきこと

ポイントは2つ。「引き継ぎ時には、予め知らないと困る事や課題を聞く」事と「2ヶ月で仕事を覚える。3年先を見据えて課題解決の計画を練る」

 

  1. 名前を覚える
  2. 課の消耗品、備品、文書、電子ファイルの場所と在庫置き場と使用ルール、現在の在庫数を教えてもらう(各申請用紙の元データの保管場所、ペン、マーカー、付箋、のり、大ホチキス、大パンチ、カット、ファイル、コピー用紙、USB、封筒、納付書、電卓、テプラ、クリアファイル、シュレッダー、テープ等)
  3. 基本事項の確認
    • 所管事項と自分の担当範囲
    • 前担当者と前々担当者の現在の部署(時系列付)
    • 災害時の役割
    • 職員配置と内線番号、電話の回し方
    • 予算(特に前任者が関係する物は全てチェック)⇒前年度と比較して変更点があれば特に確認。理由を聞いておくと良い。
    • 決算(特に前任者が関係する物)
    • 課全体の課題と数値目標、使命は何か?(出力して常に見ておく)
    • 補正予算と流用の有無⇒予算に変更がなければ、今年も無くなりそうな可能性ある事を頭に入れておく
    • 総合計画や個別計画を元にして、担当業務の現状と目標数値を確認
  4. 年間スケジュールと直近2ヶ月の仕事の流れをマニュアル・前年の起案・伝票をもとに頭に入れる。分からなければ質問する。
  5. 引き継ぎを最低2時間かけて受ける。予め知らないと困る事(よくあるミスや主なトラブル、現在進行系の事、課題案件、特別注意が必要な物、早めに発注する必要がある物と届くまでの時間)を中心に聞く。
    特に、課題を把握することに務める!なぜまだ解決していない?どこまで行った?何が出来ていない?その次は何をするべき?ハードルは?ハードルの原因は?
  6. 業務マニュアルを前任者に教わりながら作る
    • 目的
    • 根拠法令(よく使う条文は別にまとめておく)
    • 手順
    • 注意点
    • よくあるミス、主なトラブルと対処法
  7. 全担当と担当範囲、内線番号を覚えて、電話を回せるようにする
  8. 申請用紙の書き方、必要な添付資料、身分証明や委任状の有無パターン、料金、出力の仕方やルールをマスターする
  9. 前任者の使用した物(納付書等)の使用履歴、伝票履歴、調査物、起案の全リストを把握して、なくなりやすいものや仕事の山場を調べる
  10. OJT日誌をつけて、いつ何を教わったかメモ&その日に復習。マニュアルは自分用のノートではなく、データで作成しておく
  11. 必要な知識やスキルは何か?マニュアルや起案から読み取って、習得する計画を練る
  12. 規則、条例、計画、総合計画、要項、HP(特に申請に関する事やQ&A)の全てに目を通しておく

 

今後必要な事

  • 主要な計画等を読む
    (総合計画、まちひとしごと創生総合戦略、公共施設等総合管理計画、行財政改革大綱、都市計画マスタープラン、環境基本計画、地域防災計画、教育・文化に関する大綱、教育振興基本計画、生涯学習推進計画、保健福祉総合計画、こども・子育て支援計画、地球温暖化対策推進計画、一般廃棄物処理基本計画、協働推進計画、国民保護計画、農業振興計画、産業振興計画、男女協働参画計画、介護保険・高齢者保健福祉総合事業計画、障害福祉計画、食育推進計画、人材育成基本方針)
  • 5年目の職員:通常業務+基本スキル+積極性
  • 10年目の職員:業務とチームのリード+後輩指導
  • 政策法務の勉強(自治体法務の基礎と実践):条例改正が出来るようになる
  • 予算編成の勉強(自治体 予算要求の実務)
  • クレーム対応スキル
  • 一つ上の職位の仕事を行う意識を持つ。政策(総合政策、個別政策の知識)×組織×地域(地域からの信頼)を磨き上げる
  • 研究会への参加、業界誌への投稿

 

感想

異動についてだけでなく、その後のステップアップについても細かく書いてあってびっくりしました!異動のためのマニュアルづくりについては、大きな流れと何を書けば良いのか?が見えてきましたが、具体的に良いマニュアルとはどういう物なのか?まだまだぼんやりしているかも。

もう少し民間のマニュアルについての本も読んでみたいなと思います!

 

チェックリスト

  • 民間でのマニュアル作成法について調べる
  • 仕事の棚卸し→残務処理と引き継ぎへの仕分け→各項目別に記入の流れを試してみる

2019-3♭さあ、才能に目覚めよう

こんばんは、ルーチェです✨

今日はこちらの本を読んでみました。

 

さあ、才能(じぶん)に目覚めよう―あなたの5つの強みを見出し、活かす

さあ、才能(じぶん)に目覚めよう―あなたの5つの強みを見出し、活かす

 

 この本をビジネススキル大全に載っていた本のうちの1冊。キャリア構築の中でも自分の強みを洗い出す事に重点を置かれています。

 

目的

私の武器はどんな物?どういう方向に努力を重ねたら良いの?のヒントが欲しくて読みました。キャリア構築の方向性を作るのが狙いです。

 

内容

1冊につき1つのアクセスコードがついていて、WEB上で沢山の質問に答えていくと自分の強みが浮き上がっていくストレングスファインダーが一番の特徴です。34の資質のうち、TOP5が何か?がハッキリする感じです。本書は、自分の強みが何で、どのようにして生かしていくべきか?のヒントが盛り込まれていました。

感想

実際にストレングスファイダーを実施していみると、私の強みはこんな感じ✨

  1. 着想
  2. 慎重さ
  3. 学習欲
  4. 個別化
  5. 分析思考

それぞれ見ていくと、
1.着想:ほとんどの出来事を最もうまく説明できる考え方。複雑に見える物をなぜそうなっているか的確で簡潔な考え方を発見する事に喜びを感じるタイプ。どんな分野であっても、企画立案の段階で能力を発揮する。企画を立てること自体が自分の成長の糧となる。

 

2.慎重さ:即断が求められるポジションは不向き。自分の裁量で決定する事が苦手。行動を先に起こしがちなチームに混ざって、先を見越した運営を行う事が良い。法的に微妙な問題や安全性を問われる問題、正確性を求められる問題、契約交渉のバックアップに能力を発揮し、逆に接客や企業とのパイプ役には不向き。人を見る目に優れている。

 

3.学習欲:状況が刻々と変化する分野で能力を発揮する。即応するために自主的に学習し、学習自体に意義を感じるタイプ。学習の進捗状況を見守り、その都度到達レベルを意識する事で達成感を得る。同じ分野の第一人者のそばで仕事をするなど、学習欲が刺激される環境に身をおくべき。人に教えると尚学習が進む。

 

4.個別化:優れたマネージャーに必須のスキル。一人ひとりの個性や特徴をよく見ているため、人事系の仕事に従事し、生産性向上に貢献できる。また、研修や教育係を行うと、一人ひとりに応じた教育を行うことが出来る。

 

5.分析思考:重要な決定を下すときには時間をかけて全ての事項を調査した上で決定するタイプ。データを分析し、パターンを見つけることが得意で、締切よりも仕事をやり遂げる事に重きを置く。

 

全面に立って、やり取りをしていく事やテキパキ即断即決することが苦手な代わりに、複雑な問題に対して、データに基づいて分析し、間違いの無い回答を出す事が出来る資質という事なのかも!どちらかというと、後方支援やマネージャーに向いてそう〜。


本書では、こうした強みをちゃんと理解して、5つの資質の全てを生涯をかけて磨き上げる事を推奨していました。実践の場では、自分の主要な資質がどうやったら活かせるのか?演じ方を考えて意識するべきなのだそうです。そうすることで、一度の成功をパターン化して、二度・三度と成功を続けていく事が出来るという事なのかも。

 

チェックリスト

  • これまでのキャリア本と照らして、どこまで正確なのか調べてみる
  • どのように意識するべきか?磨くべきか?を考えてみる 

自分の強みって何かがぼんやりと見えてきて良かったです✨あとは、磨いて意識して実践するだけ。頑張らなきゃ!

2019-2♭キャリアノートで会社を辞めても一生困らない人になる

こんばんは✨
年末年始になって、一度進路を考えてみたいなって思ったことがきっかけで、
この数日はこちらの本を読んでワークをしてみました!

 

キャリアノートで会社を辞めても一生困らない人になる

キャリアノートで会社を辞めても一生困らない人になる

 

 

目的

今の働き方をこのまま続けて良いの?どんなキャリアを目指したら良いの?という疑問を解決させたくて読んでみました。今、私はすごく悩んでいます。 今の職場にも働き方にも。ぐちゃぐちゃになっている考えを整理したいなって思って、手に取りました。

内容

これからの社会人に必要な事として「キャリア構築」が挙げられています。本書でのキャリアは「自分の望む人生を実現するための職業選択と仕事への従事」と定義して、人生における転機ごとに、自分のライフキャリアの構築に必要なスキルや経験・知識を吸収していき、得られる物が無くなったら、配置転換・転職を繰り返していく事を推奨しています。

 

ライフキャリアを構築する上で大切な事は「自分は何で社会の役に立ちたいのか?」というGIVE視点。つまり、何に問題意識を持っているか?を大切にするべきという事みたい。職場はあくまで、自分の問題意識を解決するための手段の1つに過ぎなくて、目指すべきは社会の問題を解決する「人財」。

 

それでは、どのようにしたらライフキャリアを構築できるのか?

  1. PI(=自分らしさ=価値観、強み、弱み、個性)を再認識する
  2. ライフキャリア目標を仮決定する
  3. ライフキャリア目標を検証する
  4. ライフキャリア目標に必要なスキルを確認する
  5. ライフキャリア目標を決定し行動計画を作成する

まずは、自分ってどんな人間?という事を自分史や振り返りで洗い出します。次に自分が普段持っている問題意識を書き出して、その問題解決を目標に設定します。これからの社会の変化を想像して、問題がどのように変化するのか、今の職場・人脈で対応できるのか?を検証し、解決するために必要なスキル(ポータブル、パーソナルスキル)を挙げていきます。最後に具体的な行動計画を長期、中期、短期の様に作成します。

こうしたプロセスを30個のワークを通じて行っていくのが本書の内容です。

感想

実際にワークをしていく中で、分かった事が3つあります。
1.社会の問題にもっともっと触れる必要がある。
私の大切にしたい価値観は、①社会的に必要と思える事を仕事にしたい、②自己の成長・評価に繋がる事、③ワークライフバランスの取れて、自分の生活を保証する働き方がしたいという事みたい。

でも、どんな事が社会に必要なのか?がハッキリしていないから、今の仕事に自信が無いのかもって思いました。きっと、どんな問題があるのか?その中でも私が解決したいと思うものはどんな物なのか?を考えていく必要がありそうって思いました。

 

2. 私に向いている職業タイプは「慣習的」「研究的」
ワーク13の結果、私は慣習的(プログラマー、会計士、事務員等の事務処理能力の仕事。几帳面で粘り強く、緻密で信頼できる傾向が強い)と研究的(学者、シンクタンク研究員等の合理的・分析的な仕事)が向いているみたいです。

 

3.組織の支援度評価はすごく低い

ワーク⑯をやってみたら、「諦め」に分類されてて、「現状の会社にいる必要なし。すぐに転職準備をするべき」というフィードバックを得ました💦もっとポータブルスキルに関する人材研修に力を入れた所に行くべきという事みたいです。

チェックリスト

  1. 社会の問題にもっと触れる機会を増やす事を考えてみる
  2. 公務員プラスの記事を読んで、他と比較してみる(組織の支援度評価の結果を確かめてみたいのです)
  3. もう少しキャリアについて調べてみたい 

ワークがすごく多いですけど、1から考えるにはピッタリの本でした✨